總務處參加國內研習活動心得報告

• 研習人員：張寶束            所屬組隊中心：文書組
• 研習名稱：100年教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習
   研習地點：惠蓀林場
• 研習日期：101年03月22 -23日  　　          主辦單位：教育部總務司
• 課程內容概述：

文書與檔案專題分組討論、談國立交通大學公文線上簽核實施經驗、學員心得交流、檔案管理計畫分析、文書與檔案專題分組報告。

• 研習心得與分享：

（一）文書與檔案專題分組討論：

101年度文書與檔案專題分組討論議題

     有關第三組「文書與檔案管理實務常見問題探討」，經討論後區分為「訴求面」及「實務面」兩個部分，第三組資料並由職協助彙整、報告：

1. 訴求面：擬請教育部協助：

1.  提供公版的線上簽核系統，給予相關經費補助。
2. 提供目前已推行「公文線上簽核」之學校名單資訊，俾利相互學習。
3. 設置「電子公文線上簽核」相關專案獎懲辦法。

4. 推行「檔案管理改善補助計畫」，提供經費申請。

    

2. 實務交流篇：經共同討論後，

1. 公文的回溯：結論：可以委託外包、短期人力或工讀生的方式，協助清查處理。
2. 教育部敦陽系統發生電子文重複來文時，其相關處理方式，並建請制定標準SOP，期能縮小每月填報教育部公文收發填報系統(edocap2)。文書組之角色，校對或核校。結論：仍以校對為主
3. 「電子公文簽核系統」作業下對於非由人事室製作之主管及計畫助理之電子職章核發。結論：中興大學的作法為由人事室製作，可做為參考。
4. 「電子公文簽核系統」下，職務代理之施行。結論：各校作法不一，但有關職務代理應為人事室業務，可請人事室訂定統一作法。
5. 「線上公文簽核」下，各機關對於機關內訊息公布之作法。結論：以書函的方式行文，除以電郵方式通知外，並放置於機關公佈欄。

 (二)交通大學公文線上簽核重點內容：                  

1. 建置過程：97.07.31完成採購、98.03驗收完成，目前尚未以憑證辦理線上簽核。
2. 線上簽核系統推行經驗分享摘要：

1. -全校配合措施：

• 於重要會議中提報，以爭取高層主管支持。
• 修正分層負責明細表，調整流程作業。
• 成立種籽團隊，調整系統功能。
• 依不同身份別，辦理教育訓練。
• 建立都導機制(未依規定辦理者，以退文處理)。
• 建立制度(如公文時效管制作業要點)

2. 文書組配合措施：

• 建立服務窗口

• 於文書組設立3名專責服務人員，提供諮詢服務。
• 文書組同仁依業務性質協助指導。
• 設置專責人員，擔任同仁與廠商間之溝通橋樑。

• 提供「Q&A」網站，線上問答
• 教育訓練：辦理公文系統操作教育訓練，文書處理說明會，公文時效管制作業說明會，承辦人員應有之檔案管理素養，實施問卷調查，了解同仁的需要。

• 回溯檔案目錄建檔：93年完成
• 舊檔(46年~97年紙本公文)數位化：自95年開始至98年11月底止，共完成128,693件舊檔案掃描。
• 98年1月電子公文系統上線

• 公文管理：創文、線上簽核、流程控管、線上查詢、e-mail稽催、電子公布欄等。
• 檔案管理：編目建檔、目錄匯送、銷毀、移轉、移交、線上調閱、線上應用申請等。

3. 面臨問題：

• 「刊登電子布告欄」推動不易：瀏覽者少，訊息傳遞不容易，廢除 紙本通知，承辦人不放心。
• 系統速度慢，容易引發抱怨
• 承辦人流動率高
• 電子郵件量太多？太少？
• 處理狀態線上呈現，常有被盯上的感覺
• 廠商處理問題的時間不夠快

 (三) 感想及後續待辦事項                             

1. 感想：藉由本次文書檔案管理及線上簽核教育研習，不僅瞭解各校「電子公文簽核系統」各校的執行進度，更藉由各組分組討論中，互相就各校執行面所面臨的情況及問題，提出討論，感覺受益良多。總括而言，本校「電子公文簽核系統」自101.01.01實施以來，問題點雖然很多，但幸賴負責同仁及廠商之協助，尚稱順利，相對於檔管局或教育部或台灣大學之分階段線上簽核，本校線上簽核計畫之執行，堪稱切實且完整；惟對於即將面臨之廠商駐校服務屆滿的問題，未來廠商服務品質之維持，保固期間維修合約之維護履行或系統穩定性等，都是未來即將面對的問題。
2. 待辦事項：包含進行網頁操作手冊之更新、確認文書掃描檔之正確性，舊系統資料轉入新系統之完整性；另外，交通大學戴組長於會上分享掛號郵件由文書組發出通知，將可為將來掛號郵件處理之改善參考。