100年教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習【文書組 張寶束 1010322】

總務處參加國內研習活動心得報告

 

  • 研習人員：張寶束            所屬組隊中心：文書組
  • 研習名稱：100年教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習
     研習地點：惠蓀林場
  • 研習日期：101年03月22 -23日  　　          主辦單位：教育部總務司
  • 課程內容概述：

文書與檔案專題分組討論、談國立交通大學公文線上簽核實施經驗、學員心得交流、檔案管理計畫分析、文書與檔案專題分組報告。

  • 研習心得與分享：

（一）文書與檔案專題分組討論：

101年度文書與檔案專題分組討論議題

 

隊號

隊　長

議　題

11

劉大為

題綱：檔案管理經驗分享。

 子項：

  1. 校史室規劃。
  2. 庫房保管設施。
  3. 機密檔案管理。

2

陳淑美
  1. 自行研發公文線上簽核及檔案管理系統之經驗分享--主要議題。
  2. 便捷檔案應用服務、推廣檔案加值之經驗分享--次要議題。

3

劉清潭

題綱：文書與檔案管理實務常見問題探討。

子項：

  1. 有關電子公文線上簽核之推行，在預算未通過下(即無預算)，如何克服？教育部是否對於財務困窘之私校能否提供公版的線上簽核系統？是否可以給予經費補助？
  2. 電子公文節能減紙推動方案之公文線上簽核績效指標101年達30%，104年達40％為目標，有關績效指標是否達成，其獎懲、罰則為何？
  3. 公文的回溯是教育部未來推動的重點項目，該如何著手規劃？
  4. 關於教育部敦陽系統發生電子文重複來文時，其相關處理方式，並建請制定標準SOP，期能縮小每月填報教育部公文收發填報系統(edocap2)之誤差。
  5. 文書組之角色，校對或核校？
  6. 「電子公文簽核系統」作業下對於非由人事室製作之主管及計畫助理之電子職章核發。
  7. 「電子公文簽核系統」下，職務代理之施行。
  8. 各機關對於機關內訊息公布之作法。

4

蔡妱蓉

(1)電子公文檔管系統開發與使用經驗分享。

(2)檔案管理計畫擬訂經驗分享。

5

陳姚珍

我的檔案管理職涯回顧與展望。

子題：如何解決檔案管理人力、經費與空間的難題。

6

陳汎瑩

(1)推動公文系統線上簽核經驗分享。

(2)如何在有限的資源下，做好檔案管理業務。

7

葉明源

題綱：有鑑於文書檔案業務日增，正式編制人員卻反向遞減，如何結合有經驗的文檔人才共同成立專業的協會組織，以協助各單位文書檔案業務工作，將是我們可以思考討論的方向與議題。謹就以下面向，討論協會建立的可能性。

子項：

  1. 就目前各機關學校文書檔案單位作業情況，有無長期研議或推動進行且屬於全國一致性之規範或議題?成立全國文書檔案協會(名稱暫訂)的必要性如何？是否可提供文檔單位或主政機關正面有效的協助?
  2. 以財務結構與人力經費成本分析，成立全國文書檔案協會運作，可能面臨的考驗及挑戰為何？
  3. 成立協會需要的要件與流程如何？應採如何之成立策略(組織、成員、目標)較可能成功?

8

許啟珍

校史檔案展之籌辦、行銷與推廣經驗交流。

9

王傳明

教育部如何於軟、硬體上輔導〈協助〉私立校院建立完整之電子公文系統及建置檔案庫房設施。

     有關第三組「文書與檔案管理實務常見問題探討」，經討論後區分為「訴求面」及「實務面」兩個部分，第三組資料並由職協助彙整、報告：

  1. 訴求面：擬請教育部協助：
  1. 提供公版的線上簽核系統，給予相關經費補助。
  2. 提供目前已推行「公文線上簽核」之學校名單資訊，俾利相互學習。
  3. 設置「電子公文線上簽核」相關專案獎懲辦法。

  4. 推行「檔案管理改善補助計畫」，提供經費申請。

  1. 實務交流篇：經共同討論後，
  1. 公文的回溯：結論：可以委託外包、短期人力或工讀生的方式，協助清查處理。
  2. 教育部敦陽系統發生電子文重複來文時，其相關處理方式，並建請制定標準SOP，期能縮小每月填報教育部公文收發填報系統(edocap2)。文書組之角色，校對或核校。結論：仍以校對為主
  3. 「電子公文簽核系統」作業下對於非由人事室製作之主管及計畫助理之電子職章核發。結論：中興大學的作法為由人事室製作，可做為參考。
  4. 「電子公文簽核系統」下，職務代理之施行。結論：各校作法不一，但有關職務代理應為人事室業務，可請人事室訂定統一作法。
  5. 「線上公文簽核」下，各機關對於機關內訊息公布之作法。結論：以書函的方式行文，除以電郵方式通知外，並放置於機關公佈欄。

 (二)交通大學公文線上簽核重點內容：                  

  1. 建置過程：97.07.31完成採購、98.03驗收完成，目前尚未以憑證辦理線上簽核。
  2. 線上簽核系統推行經驗分享摘要：
  1. -全校配合措施：
  • 於重要會議中提報，以爭取高層主管支持。
  • 修正分層負責明細表，調整流程作業。
  • 成立種籽團隊，調整系統功能。
  • 依不同身份別，辦理教育訓練。
  • 建立都導機制(未依規定辦理者，以退文處理)。
  • 建立制度(如公文時效管制作業要點)
  1. 文書組配合措施：
  • 建立服務窗口
  • 於文書組設立3名專責服務人員，提供諮詢服務。
  • 文書組同仁依業務性質協助指導。
  • 設置專責人員，擔任同仁與廠商間之溝通橋樑。
  • 提供「Q&A」網站，線上問答
  • 教育訓練：辦理公文系統操作教育訓練，文書處理說明會，公文時效管制作業說明會，承辦人員應有之檔案管理素養，實施問卷調查，了解同仁的需要。
  • 回溯檔案目錄建檔：93年完成
  • 舊檔(46年~97年紙本公文)數位化：自95年開始至98年11月底止，共完成128,693件舊檔案掃描。
  • 98年1月電子公文系統上線
  • 公文管理：創文、線上簽核、流程控管、線上查詢、e-mail稽催、電子公布欄等。
  • 檔案管理：編目建檔、目錄匯送、銷毀、移轉、移交、線上調閱、線上應用申請等。
  1. 面臨問題：
  • 「刊登電子布告欄」推動不易：瀏覽者少，訊息傳遞不容易，廢除 紙本通知，承辦人不放心。
  • 系統速度慢，容易引發抱怨
  • 承辦人流動率高
  • 電子郵件量太多？太少？
  • 處理狀態線上呈現，常有被盯上的感覺
  • 廠商處理問題的時間不夠快

 (三) 感想及後續待辦事項                             

  1. 感想：藉由本次文書檔案管理及線上簽核教育研習，不僅瞭解各校「電子公文簽核系統」各校的執行進度，更藉由各組分組討論中，互相就各校執行面所面臨的情況及問題，提出討論，感覺受益良多。總括而言，本校「電子公文簽核系統」自101.01.01實施以來，問題點雖然很多，但幸賴負責同仁及廠商之協助，尚稱順利，相對於檔管局或教育部或台灣大學之分階段線上簽核，本校線上簽核計畫之執行，堪稱切實且完整；惟對於即將面臨之廠商駐校服務屆滿的問題，未來廠商服務品質之維持，保固期間維修合約之維護履行或系統穩定性等，都是未來即將面對的問題。
  2. 待辦事項：包含進行網頁操作手冊之更新、確認文書掃描檔之正確性，舊系統資料轉入新系統之完整性；另外，交通大學戴組長於會上分享掛號郵件由文書組發出通知，將可為將來掛號郵件處理之改善參考。