總務處參加國內研習活動心得報告
一、研習人員姓名：林宜敏          所屬單位：文書組 
二、研習名稱：99年度教育部暨部屬機關學校檔案管理研習
三、研習地點：國家教育研究院籌備處
四、研習日期：99年6月7日至99年6月8日
五、課程內容概述：
(一)檔案創意加值應用
(二)如何妥適典藏電子檔案
(三)機密文書檔案管理-常見問題及實例說明
(四)教育檔案典藏現況與選擇鑑定
六、研習心得與分享：
本次研習，由於教育部係指定各校文書組組長參加，因此除了課程內容受益良多，亦透過橫向交流，請益有關各校執行公文線上簽核、分層負責及核稿機制等相關的作法。研習心得如次：
(一)今日的檔案，將成為明日文獻；透過妥適的保存，將可能成為重要文化資產。
(二)台灣大學以檔案管理為主題，開發相當多相關紀念品，充分發揮創意，用以提升檔案應用及校內對於檔案管理的重視，頗值得效法。
(三)多位講座於課堂上，對於本校檔案應用成果(尤其網頁上的梅竹專區及數位校史館的建置)，讚賞有加，頗覺與有榮焉。
(四)文書檔管人員應該做好檔案應用，價值才會出來。例如透過檔案應用創意比賽，用以普遍提升大眾對於檔案管理的多元認知與了解；亦可透過與校內外單位的合作及聯展，促進檔案加值；尤其如果主管能充分發揮創新思維，更將產生風行草偃效果，大大為檔案應用加分。
(五)機密檔案文書管理課程中，除簡介公務機密法制沿革、各項法源依據、機密文書類型、公務機密之意義、核定及等級區分、機密文書保密期限、機密文書處理流程及注意事項…等。而其中最令人印象深刻的是案例解析，透過實例探討，讓學員很容易理解如何妥適訂定解密條件、判定達解密條件與否、民間團體以密件行文及當查無密件檔案時的處理模式等，甚覺受益。
(六)檔案的鑑定，有助於檔案維護資源妥善利用：
1.對於進到檔案館的文件，應該要審慎篩選，讓有價值的文件，在檔案館中得到妥適的維護，以提供使用，並汰除不具價值文件，以避免其進入檔案館，耗費相關資源以維護。
2.保存重要且有用的檔案，是檔案館主要職責，也為後代留下珍貴史料。要達成此項任務，必須仰賴檔案鑑定工作。
3.數量龐大的政府文書，如何加以判斷其價值，並決定是否長久保存，即檔案鑑定的核心任務。
4.國內現行檔案鑑定原則共七項：需求原則、彈性原則、客觀原則、完整原則、不受媒體拘泥原則、去蕪存菁原則、參考案例原則。
5.各機關得依檔案的原有價值、行政價值、法律價值、稽憑價值、資訊價值、歷史價值及管理成本等，來衡量檔案使用價值，並給予適當權重。
(七)其他交流心得：經訪談各大學，幾乎均設置「核稿秘書」，用以把關公文品質，並提升內容精確度。此外，各校於實施線上簽核時，相關單位(秘書處、計中、文書組、使用單位及廠商)的橫向溝通及配合度，均直接攸關執行成效；而事先經過嚴謹的訪談程序及完善的規劃，則是確保專案成功的要件。