總務處參加國內參訪活動心得報告

一、     研習人員：張寶束、許安邦、陳鳳如、吳菁霞、詹志潔

所屬組隊中心：文書組

二、     研習名稱：國立臺灣大學總務處文書組標竿學習

三、     研習地點：國立臺灣大學總校區、水源校區

四、     研習日期：102年09月16 日

五、     參訪內容概述：

(一)  首先參觀「蟲蟲維基-台大檔案暨昆蟲人文史蹟聯展」：此展覽為臺大檔案展示室與昆蟲標本室跨單位合作，以檔案的人文故事結合了昆蟲多變的美麗型態，展覽從發想動機到展出形式都試圖跳脫傳統檔案展與昆蟲展的框架，呈現出不同的視覺享受。展覽最初的發想是從被蟲蛀破損的舊檔案開始，讓檔案元素結合昆蟲形象，兩種元素之間因交集而產生火花。

(二)  進行業務交流。交流相關議題及討論內容如下：

1.  電子公文聘函做法：（臺大做法）

使用合併列印（匯入excel表、插入合併欄位等）、正本分繕列印（副本無分繕）來製做電子公文聘函。

2.  電子公文新卸任主管移文及資料庫建置：（臺大做法）

(1) 由廠商依規則設定排程，並依據人事室資料庫，於每日晚上12點後處理新卸任主管移文；同步處理失敗時會發送email通知。

(2) 新主管上任時系統將更新資料，卸任時不會刪除其相關資   料。

3.  電子公文系統安裝、更新做法：（臺大做法）

由廠商更新伺服器端，承辦人不用自行更新，只要重新登入即可。

4.  微軟IE或作業系統更新因應方式及廠商更新速度：（臺大做法）

由廠商更新伺服器端，承辦人不用自行更新，只要重新登入即可。

5.  除以IE或WINDOWS使用外，是否支援其他瀏覽器或作業系統：（臺大做法）

線上簽核一定要在IE上使用，若只有瀏覽不辦文的話，可以用chrome等其他瀏覽器進行瀏覽。

6.  電子檔案清查做法: （臺大做法）

電子清查僅將電子公文做註記，同時列出清單，並無檢測檔案；廠商表示，電子清查功能已包含在系統內，檔管人員點收時若有問題即不能進行點收。

7.  廠商處理問題速度及修改彈性：（臺大做法）

(1) 問題若在原本架構下，處理時間不會太久，若是因客製問題，時間會較長；若需修改資料庫亦會耗時較久；涉及架構問題，廠商大多不願修改。

(2) 在簽約的合約上可提出系統使用若遇到問題需要客製化處理。

(3) 提出廠商與學校的相互協調機制：系統有問題時，文書組有專責人員與廠商溝通，若是較大問題，則由計資中心與研發長出面協調。

8.  辦理檔案展覽經驗分享：（臺大做法）

(1) 檔案展覽企劃的發想過程，除了同仁之間相互討論外，也加入學生志工的想法，提供學生參與的空間，當展覽正式展出時，不但增加的學生們的成就感、參與感，更在展覽宣傳效應上增色不少。

(2) 臺灣大學的檔案展示室每年會有不同主題的檔案常設展，另外每年會有2次與不同單位合作的創意聯展，聯展之前並有一系列相關活動以造勢宣傳；策展過程間約為4個月發想，1~2個月策畫及展出。常設展(典藏展)以紙質檔案為主，並且配合徵集而來的復古相關物件(例:骨董椅、穿衣鏡等)。

(3) 配合推廣活動與展覽推出文創紀念商品，紀念品製作之後接受購買，製作的份數大致為1000份以下，300~500份不等。

(4) 檔案應用相關研習活動，聘請講師(或藝術家，例：創意連結有限公司-陳虹年、台南市政府-邱聰成)講課，將檔案推廣至不同層面，也藉由研習活動讓檔案應用更多元，而活動的主題來自檔案修護、印信雕刻製作、檔案保存與維護…等。

(5) 臺大每年辦理檔案應用相關研習活動約4~5檔次，經費在新臺幣100萬元以內；每次活動花費約在30萬元以內。

(6) 臺大建議，辦理檔案應用活動應從小活動開始辦，等有名聲之後再辦大型展覽，從檔案出發，並結合一般人的好奇心，可吸引更多民眾參與。

9.  如何處理辦公處所不同位所之困擾：

臺灣大學因在文書組組長之下設置有股長，故較無管理上的問題。

10.檔案暫存空間之設置：（臺大做法）

檔案暫存空間要符合「檔案庫房設施基準」之規定。

六、研習心得與分享：

此次參訪臺灣大學除了業務交流之外，參觀了檔案展示室與昆蟲標本室合作的「蟲蟲維基-台大檔案暨昆蟲人文史蹟聯展」，感觸良多，不同領域的結合可以碰撞出意想不到的效果與成果，令人驚艷，檔案的多元化因此實際存在。

展出的作品形式也很豐富，平面藝術的粉彩畫之外，還加上了標本展體、剪紙藝術、平面輸出與雷射壓克力板雕刻，使參觀者除了在視覺上有所體驗之外，更可以藉由觸覺感受進入展覽主題。

本校於民國97年辦理過梅竹賽展覽、98年辦理檔案修護進階研習，近幾年並未辦理檔案展覽及研習活動，本次參訪使我們受益良多，並擬計畫於年底前以檔案元素-書法或以案徵集辦理相關活動。

與臺大的業務交流，有些議題之過程做法與我們有些許的不同，臺大在線上簽核系統方面花了1200萬元並以4年期為推動時程，另加上2年保固，總計1600萬元，其系統承辦人無需執行安裝，開啟瀏覽器即可登 入使用，便利度大大提高，更無需擔心微軟更新導致系統無法使用等情形，惟至今尚未全面上線，線上簽核比率僅26%，保存年限30年以上是以紙本簽核，另有實體附件時也是以紙本簽核；臺大實施線上簽核並有計資中心參與，並給予關鍵性系統協助（例，與廠商溝通協調系統架構等問題及價格合理性等）；其電子清查已在檔案點收時即進行，有問題的公文都不能進行點收，本校可參考臺大做法，請廠商於系統修改功能，使檔案在進行點收時即進行檢測檔案，以維電子檔案內容及格式的正確性。