總務處參加國內研習活動心得報告

一、研習人員：張寶束            所屬組隊中心：文書組

二、研習名稱：102年度部屬機關(構)及公私立大專校院檔案管理主管人員研習會
 研習地點：中正大學

三、研習日期：102年06月5 -6日  　　          主辦單位：教育部

四、課程內容概述：

檔案徵集與鑑定理論概述、分組討論、檔案加值應用之經驗分享-台灣大學、檔案徵集與保存價值鑑定之經驗分享-中正大學及參觀中正大學圖書館

五、研習心得與分享：

（一）檔案徵集與鑑定理論概述：

1.「檔案法」定義：指各機關處理公務或因公務，而產生之各種文字或非文字資料及其附件。狹義的檔案範圍主要是指處理公務或與公務有關之機關文書，不論其形式與載體之一切資料，凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

2.檔案徵集：是檔案館建立館藏的首要步驟，檔案典藏機構根據館藏發展政策，鑑選符合使用者需求與社會文化記憶典藏價值之歷史記錄納入館藏。檔案鑑定係對於檔案判定價值的過程，以確認檔案材料是否具有長期保存價值，而值得入藏保存。徵集考量因素包含：使用者的需求、資料本身的價值、兼顧資料的類型、具有主題聚集者及業務發展需求。

3.鑑定理論：發展由1901年德國發展「年代鑑定論」→1922年英國Hilary Jenkinson「行政人員決定論」→二次大戰以後，德國地區逐漸形成「行政層級論」→波蘭學者G.. Kalensik根據德國行政層級重要性的考量，發展提出「職能鑑定論」1940至1950年代美國國家檔案館Philip C. Brooks→→1950年美國T. R. Schellenberg 則提出「雙重鑑定論」→1980年代美國地區逐漸發展出「黑盒子鑑定模式」→1980至1990年代加拿大Terry Cook提出「宏觀鑑定模式」；換言之，檔案價值的判定從以年代或行政層級決定，發展至由機關業務執掌、功能分析、社會需求等層面。

（二）心得與分享

1.心得分享：經過本次研習，瞭解文書組業務由既定的收文、發文、檔案

管理的內容比重，除了例行性的業務，正朝向檔案徵集、應用及活化價值之業務面向傾移，台灣大學目前有一個空間非常充裕的展覽館，也陸續辦了一些與檔案相關的研習或展覽活動，如書法比賽、紙與昆蟲展等等，並開發不同的檔案產品如天燈或具檔案元素的隨行筆記本等；至於在中正大學的部分，中正大學文書組目前隸屬在秘書處下，令人印象深刻的是，他們以文書檔案的元素布置辦公室處所作的，值得學習。

在分組討論的部分，本校並作了「電子公文線上簽核」與「以事件行銷活化檔案價值」專案計畫的分享，教育部及台灣大學等校對於我們在該2項業務之進行與推展，印象深刻；尤其我們不僅將檔案經徵集、應用後，根據事件行銷之學理，再作成文創商品，並且行銷，達到檔案加值創新及參與同仁以此達自我實現與獲肯定價值等效能；另外在「精實管理」架構下，教育部並希望在往後的相關會議上，本校可以提出此方面課程之分享。

2.業務改進措施：

（1）鑑於學生是學校最大的資源與客戶，正值今年梅竹賽因故無法開打，「臺清友誼賽」首次嘗試性的舉辦，具檔案徵集及保存價值性，將跨處室與課指組、體育室合作，將該檔案數位化，置放本組首業。

（2）重要會議紀錄徵集：賡續為本校校級之校務會議及行政會議記錄徵集，以保存其完整性。

（3）檔案室場地環境設施改善。