總務處參加國內研習活動心得報告

一、 研習人員：林宜敏、王蓓蕾               所屬組隊中心：文書組
二、 研習名稱：99年度教育部暨部屬機關學校檔案管理教育研習
 研習地點：國立台灣大學
三、 研習日期：99年11月12日  　　             主辦單位：教育部
四、 課程內容概述：
檔案立案編目經驗交流、臺灣大學檔案介紹，經驗分享及參訪臺大校史館與水源校區檔案館。
五、 研習心得與分享：
檔案管理的目的在於保存史實資料，尤其經過時間的淬鍊之後，檔案就成為了驗證史實的重要工具之一，因此檔管人員與承辦業務人員對於檔案的管理與保存，必須以謹慎的心態視之。以下幾項是目前檔案作業過程中待加強注意的重點項目：
1. 附件應隨文歸檔，以保持檔案之完整，如需保留參用則宜採用影印留存之方式；附件如為抽存續辦，應於辦畢時歸檔保存。
2. 承辦人應將案情相關之案件併案歸檔，以維檔案完整並利於查找。
3. 檔案立案應視案件數量之多寡決定立案方式，原則為：
(1) 按施政計畫辦理之文件，應配合計畫項目立案。
(2) 專案辦理之文件，應依專案名稱立案。
(3) 定期辦理之文件，應依期別立案。
(4) 毋需編立專案之文件，應歸納後彙併立案。
(5) 跨越年份之案件，應以後案併前案。
4. 檔案編目攸關檔案索引效率及應用之便捷與否，而其諸多著錄項目中，尤應特別注意「日期項」，著錄原則為：
(1) 公私文書及信札之產生日期為發(來)文或簽署日期。
(2) 創稿文件為發文日期；函復文(收、發文兼有)為發文日期。
(3) 內部簽案為長官批示日期。
(4) 決議、決定及命令為核判或發布日期。
(5) 條約及合約為簽署日期。
(6) 報表及計畫為內容所指日期或編製日期。
(7) 工程及產品圖說為設計日期。
(8) 電子資料為製作完成日期。
(9) 文件產生日期以照錄為原則，年月日應力求著錄齊全。
(10) 合併多件文號為一案件時，文件產生日期應以最後產生之文件為著錄依據。
5. 檔案附件應註明來文字號、檔號、機密等級、解密條件等資料，以利於核對；此外，附件抽存承辦單位案件，除須先簽奉核准外，並應於檔管人員面前點抽，以避免流弊及爭議產生。
6. 檔案立案編目作業，是檔案管理之基礎，經由妥善歸類、整理、編案及編目後所建置之目錄，不僅是後續檔案檢調、保管及清查作業之準據，同時亦可達到政府資訊公開目的。而透過事先妥善的年度檔案管理規劃，除將更能有效率地調配人力，督促自我專業能力提升，亦可隨時檢核執行成效，以作為日後改進調整依據。
   研習上課情形照片
   臺大檔案館內部照片

出差人簽章：    　　　　      主管簽章_________________

文書組 林宜敏、王蓓蕾 0991112