總務處參加國內研習活動心得報告
一、 研習人員姓名：陳鳳如           所屬組隊中心：文書組                   
二、 研習名稱：檔案管理教育研習                       　   研習地點：檔案管理局電子檔案長期保存實驗室
三、 研習日期： 99年10月15日     主辦單位：教育部
四、 課程內容概述：
(一)電子檔案長期保存策略
(二)系統實機展示
(三)線上簽核、法規介紹
(四)檔案庫房建置及觀摩
五、 研習心得與分享：
電子檔案線上百科：http://wiki.archives.gov.tw/
檔案管理局Facebook：http://wiki.archives.gov.tw/index.php?option=com_banners&task=click&bid=11
學習重點如下
電子檔案管理面臨的問題：
1. 如何閱讀無軟硬體之電子檔案
2. 如何確保電子檔案具有證據力
3. 如何因應數位典藏潛在的風險
4. 如何選擇電子檔案的儲存格式
5. 如何選擇電子儲存媒體及材質
6. 如何決定電子檔案轉置的時機
各機關應依經費及重要性評估電子檔案的保存方式及管理。
電子檔案管理策略重點：
1. 確保電子檔案的有效性-真實性、完整性、可及與可用性
2. 發展電子檔案保存方法-檔案格式、儲存媒體、保存技術
3. 如何呈現應用電子檔案-內容呈現、原貌重現、網路應用
4. 提升電子檔案管理知識-共通性知識概念、實作清理銷毀
5. 制訂電子檔案管理規範-形成、保管、清理、應用、安全
關於檔案管理局線上簽核之經驗分享
推動線上簽核前之準備工作：
1. 研擬推動計畫與確定策略及實施範圍
2. 爭取機關首長的支持及成立推動小組
3. 確認已備妥電子憑證及需用之讀卡機
4. 確認系統已支援發放臨時憑證之管理
5. 依使用者角色分別辦理系統操作訓練
6. 強化線上瀏覽檔案全文內容權限控管
7. 可依單位與公文性質分階段進行試辦
推動線上簽核期間之工作：
1. 一級主管開設一對一操作課程
2. 製作常見問答集置放於公布欄
3. 加強溝通協調可降低推動阻力
4. 定期召開小組會議及瞭解問題
5. 定期備份系統與資料確認安全
推動線上簽核後之工作：
1. 軟硬體設備定期保養及維護作業
2. 辦理資訊安全內部外部稽核作業
3. 辦理系統備援資料復原演練作業
4. 定期檢查使用者角色與權限範圍
5. 辦理年度電子檔案技術鑑定作業
a、 檢查系統軟硬體容量
b、 檢查儲存媒體有效性
c、 檢查電子檔案完整性
d、 人工抽查及開啟閱讀
推動線上簽核注意事項：
1. 建議保存年限10年以上採紙本簽核為宜。
2. 檔案數位化作業應衡酌機關人力、經費等狀況，紙本檔案掃描以珍貴、重要及檢調應用頻率較高者優先辦理。
3. 整合公文(含紙本與線上簽核)及檔案管理系統，電子檔案依文書及檔案管理電腦化作業規範規定格式封裝處理。
檔案管理局線上簽核現行狀況及功能特色：
1. 採用電子識別證，為結合職務憑證及自然人憑證
2. 系統備援：資料損失為1日，回復時間2小時內
3. 實施範圍：保存年限10年(含)以內，本文與附件30頁(含)以內之公文
4. 以瀏覽器為使用界面，可減省編輯軟體版權費用之支出
5. 線上稽催：每小時顯示逾期或當日應辦理之文號及承辦人員
6. 電子檔案編目時，可由系統自動帶出卷次及目次號，與紙本檔案區割，編列為不同卷，且採線上簽核之案卷以ED註記
7. 郵遞區號查詢
8. 設定角色扮演功能，可依角色功能切割，設定不同代理人
9. 流程管理顯示各簽核程序之公文處理時間
10. 職名章執行雜湊計算，不可任意修改
11. 可由承辦人設定個人應用程式捷徑，便利點選使用

出差人簽章：_____________   主管簽章_________________

文書組 陳鳳如 0991015