總務處參加國內研習活動心得報告

 

• 研習人員：陳鳳如                 所屬組隊中心：文書組
• 研習名稱：電子公文節能減紙續階方案說明會
• 研習地點：財政部財政資訊中心
• 研習日期：102年8月12日  　　　　主辦單位：檔案管理局
• 課程內容概述：

    為推廣電子公文節能減紙並持續增進線上簽核作業使用效益、提升公文處理效率以及達成公文無紙化目標，並為利各機關推動跨機關線上簽核功能，爰舉辦此次巡迴說明會，藉由機關經驗交流分享，達到加速推動上線及精進各項節能減紙作為，議程包括：

  (一) 「電子公文節能減紙續階方案」說明。
(二) 電子公文節能減紙實施成效優良機關經驗分享。
(三) 跨機關線上簽核功能說明及展示。
(四) 問題與討論（綜合座談）。

• 研習心得與分享：

行政院102年5月22日函頒「電子公文節能減紙續階方案」，加入所屬各級機關包含學校(共計7600機關)需實施公文線上簽核作業，達成公文全程電子化。

目前依據6月各機關上網填報資料統計如下：

雙面列印：4255

實施線上簽核：3077

線上簽核比率：32 %

電子交換比率：64 %

本校6月份填報資料如下：

線上簽核比率：99 %

發文平均使用日數：2.44

電子收文比率：71.22 %

公文電子發文比率：100.00 %

全部公文電子發文比率：36.85 %

電子化會議：13.46 %

行政院預計於105年12月31日整體目標達：

實施公文線上簽核機關比率達70 %

實施公文線上簽核比率達45 %

實施公文電子交換比率達70 %

實施電子化會議比率達30 %

分年目標如下

衡量指標	分年目標值(%)
	102年	103年	104年	105年
實施公文線上簽核機關比率	40	50	60	70
公文線上簽核比率	30	35	40	45
公文電子交換比率	60	65	70	70
電子化會議比率	15	20	25	30

　　其中有關本次節能減紙續階方案中新增的電子化會議，有釋疑說明如下：

•   所有會議場次 = 具開會通知單會議 + 例行性會議
•   說明會、教育訓練等不列為會議計算項目中
•   會勘通知單不列為會議計算項目中
•   標案評選會議應列為會議計算項目中
•   會議無紙化，但簽到表為紙本，仍算是電子化會議
•   開會通知單紙本寄送，附件使用電子檔，仍算是電子化會議
•   多數受文者以電子方式通知，部分以紙本通知，仍算是電子化會議

檔案管理局說明，電子化會議仍鼓勵機關以減紙為主要目的，其計算方式從寬認定。

有關填寫欄位「網路申請案件」，是以民眾或企業為對象，由網路提供各項線上申辦服務。

另，有關於日前同仁們熱烈討論的議題，有關紙本收文經文書組同仁掃描後，紙本應保存多久？檔案管理局回覆：紙本來文經掃描後，無絕對保存之必要，由各機關自行決定或可以該公文之保存年限保存，目前檔案管理局是將紙本保存2年後銷毀，惟有關與民眾相關之文書需保存。

本校目前已實施電子公文線上簽核制度，雖然電子公文帶來了許多便利性，如：省紙化、縮減公文傳遞速度…等，但隨之而來也會面臨許多影響，如電子公文清查作業，其檔案的完整性、真實性確認反而比傳統紙本作業更加複雜；電子檔案的長期保存亦是十分重要的課題。

　　公文線上簽核是行政院長期推動的業務及目標，本校承蒙長官大力支持推動，慢慢的步入軌道，相較於本次說明會中實施成效優良機關-財政部之分享，本校在線上簽核推動上更於完善及成熟，惟持續推動仍需要主管及同仁的支持及配合，方能讓系統更趨於穩定。