總務處參加國內研習活動心得報告

 

• 研習人員：張雅婷、陳鳳竹、侯駿廉   所屬組隊中心：文書組
• 研習名稱：電子公文與線上簽核班
• 研習地點：國立政治大學公共行政及企業管理教育中心
• 研習日期：102年04月12、13、19、20日  　
  　　　　　主辦單位：國立政治大學、檔案管理局
• 課程內容概述：

公文電子交換架構簡介及未來發展

公文線上簽核與數位簽章應用實務

文檔系統資安與保存議題探討

檔案管理局電子文件永久保存實驗室參訪

線上公文管理系統發展

電子文件發展策略與議題

• 研習心得與分享：

一、上課重點概述：

行政院99年1月25日函頒「電子公文節能減紙推動方案」，各機關需於民國101年12月31日前，達成公文電子化處理減紙30%，並實施公文線上簽核作業，達成公文全程電子化。

因應公文實施電子化，可採行線上簽核節省紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙張及雙面列印等多項作法。

有關推動線上簽核注意事項及作業原則如下：

• 公文線上簽核時，衡酌系統傳輸效能，其本文及附件之檔案大小，合計宜以不超過10MB（Megabyte）為原則。
• 公文電子交換時，本文及附件合計以不超過2MB為原則， 附件過大時，應於本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下載區。
• 因應線上簽核作業之實施，應強化系統線上調閱、瀏覽等權限控管安全機制。
• 考量電子檔案長期保存及應用之現況，建議保存年限10年以上者採紙本簽核為宜。

 

至於參訪電子檔案技術服務中心的部分，檔案管理局（以下簡稱檔管局）同仁說明，檔案數位化以珍貴常被使用的檔案為優先處理，並建議保存年限10年以上採紙本簽核為宜，以免因電子檔案保存年限過久而導致無相關工具軟體開啟的問題，並發現檔管局線上簽核系作法與本校不同的幾項特色：
　(一)系統可自動帶出預排簽核流程。

　(二)創稿後可匯出頁面(本文+附件)，轉出影像檔，且於匯出時可顯示公文總頁數。

　(三)列印公文功能預設列印PDF檔案，並將本文及附件產生於同一個PDF檔案中（本功能優點為若本文及附件被修改，即可查詢於何時何人所為）。

　(四)於送出簽核前，將附件將轉換為PDF檔案，以利簽核過程記錄各流程的本文及附件追蹤修訂記錄。

　　

另外檔管局為因應電子公文節能減紙推動方案，電子檔案數量快速增加，為協助機關解決電子檔案長期保存可能面臨的存取與應用問題，故於100年4月29日成立電子檔案技術服務中心，提供電子檔案轉置、驗證及修復等相關技術服務及諮詢管道，並蒐集、彙整機關電子檔案相關需求，以協助解決電子檔案保存、應用及安全等問題，提供之服務項目如下：

　(一)電子檔案格式轉置

　(二)媒體轉置

　(三)電子檔案修復

　(四)軟硬體設備系統保存

　(五)儲存媒體銷毁

　(六)電子檔案保存工具(PEARS)安裝與操作諮詢

　(七)電子封裝檔工具箱安裝與操作諮詢

　(八)電子檔案知識庫系統操作諮詢:

• 電子檔案線上百科
• 文檔系統現況資訊站
• 領域專家學者名錄
• 電子檔案格式資料庫

 

有關電子檔案保存相關細節另分述如下：:

　(一)電子檔案保存：

• 清查/轉置：為避免公文檔案管理資訊系統之軟硬體過時，沒有相關環境可供使用，建議機關需於每1年執行1次電子檔案清查，並至少每5年需進行軟硬體格式轉換，以便日後可順利讀取及應用。（例將資料由磁片轉置到光碟儲存）
• 更新：為防止儲存媒體發生消磁、霉化等失效情形，建議需於評估媒體保存狀況後，將電子檔案內容，從原有的儲存媒體複製新儲存媒體內。

　(二)電子檔案清查：

• 確認檔案數量，檢視檔案版本及清查歷程紀錄。
• 抽樣讀取檔案，檢視檔案保存狀況。
• 抽驗封裝檔之電子簽章、簽體及雜湊值等驗證資訊。

　(三)電子檔案稽核安全

• 驗證檢查：每年應辦理電子檔案稽核作業一次，並驗證電子檔案作業辦理情形，將稽核結果作成紀錄。
• 作業紀錄：記錄電子檔案異動事項，包括異動者、異動時間、異動內容及作業事項等。
• 安全設定：具備憑證管理功能，公文檔案資料於網際網路傳輸時應加密處理，提供應用檔案附加浮水印之防偽處理。

 

文檔系統資安與保存議題探討：

　(一)資訊安全相關技術：

1. 防火牆：管制外部使用者對企業網路的連結及存取，只讓具備特殊身分的外在使用者才能連上被保護的區域網路。

2. 入侵偵測軟體：針對可疑的活動進行分析以及偵測，無論是來自於內            部員工的存取動作、透過遠端存取機制，甚至是外界對網頁伺服器的存取等。
3. 虛擬私有網路：利用穿隧技術、加解密等安全技術，在公眾網路上，建構出虛擬的私有網路，以達到私有網路的安全與便利性。
4. 防毒軟體：隨時監控電腦程式的舉動及掃瞄系統是否含有病毒等惡意程式。
5. 加解密技術：把資料轉換成密碼文字，以確保儲存資訊安全、確保資訊傳輸安全，除了有鑰匙者，無人可知內容。

　(二)確保檔案真實性方法：

1. 控管檔案傳送包含設立檔案的狀況，如同最初的、草圖或副本，統一來源的程度跟檔案一致，集中來源來製作檔案真實的副本。
2. 建立審核追蹤，當文件或文件夾被存取及被誰存取、修改或刪除，應審核追蹤這些歷程。
3. 將資訊譯成密碼，使所有人都無法閱讀，除了預期的收件者。
4. 安裝全系統病毒防護來看守，防備蠕蟲和病毒透過郵件散布。
5. 分配存取層級，在系統上個人署名的名字和密碼，必要時可以限制該使用者存取需要知道的資訊。

 

線上公文管理系統發展：

    文化部在民國91年初開始就已經導入公文系統，當時所有來文皆採線上簽核流程模式，但是在舊有公文系統中網路時有壅塞，也常會有電子檔案漏掉的情況和不符科技進步潮流等問題，讓文化部重新規劃新的公文系統。

在94年開始思考公文系統更新計畫，考量到新舊系統習慣性及適應問題，希望能將公文系統改成Web版本，並能簡化簽核及創簽的電子公文流程，以及符合電子簽章法的相關規定，在97年便開始全面汱舊換新，並以文化部架構發展來規劃，目前已經提供文化部及所屬19個單位機構使用，可以直接透過公文系統線上簽核，不需要正式公文交換或在經收發文等多道程序處理。

文化部在規劃公文系統時就朝「共構機房」的方向邁進，採半HA架構設計，有2台AP備援，定期做系統切換演練，並共用資料庫存於SAH儲存設備中，才可以達到無論是「上對下」或「下對上」都可以直接透過公文系統簽核，並可以隨時查詢公文處理進度。

　（一）、公文系統導入注意事項：

1.來文創簽公文量、使用單位數量與人數

2.帳號密碼管理與憑證使用

3.單位組織與順並會作業流程

4.系統與個人電腦

5.EIP與人事差勤介接

6.符合檔案局法規

7.導入策略：先紙本陸續開放線上簽核

8.總收/發文作業與公文檔案歸檔

9.報表與管考

10.資安與電子檔案管理

11.新舊系統資料移轉/電子公文交換

　（二）、公文管理系統發展方向：

    1.文檔合一

    2.強化資安措施

    3.電子檔案法律信證

    4.電子檔案歸檔處理(點收/立案/編目/確認/銷毀/移轉)

    5.線上遠端批核公文

 6.建立公文檔案知識庫

      7.公文電子檔案長期典藏維護機置

   

電子文件發展策略與議題：

(一)電子文件管理的要求：

1.真實性：顯示出電子文件保存的內容與宣稱的內容相等。

2.完整性：需能證明在保存的文件內沒有任意加入或移除資訊。

3.可及性：需確保電子文件以可被檢索的型式保存下來，以備隨時取用。

4.可處理：確保電子文件與其編碼系統的連結關係被保存下來，以便日後的使用。

5.再使用：可提供過去的電子文件與現在的資訊系統互動，將過去保存的資訊提供現在系統使用。

(二)電子文件歸檔的要求：

1.文件齊全完整。

2.內容真實有效。

3.符合格式規範。

4.複製備份典藏。

5.經過描述整理。

(三)我國電子文件管理問題：

   1.機關檔案管理資訊技術支援不足，電子檔案管理發展受阻。

   2.多樣化檔案媒體長久保存面臨挑戰，珍貴檔案遺失毀損風險相對升高。

   3.機關檔案多數缺乏線上簽核認證，資訊化安全機制有待健全。

   4.缺乏電子文件管理詳細作業規範，機關作業無所適從。

 

二、結論、感想或心得：

　　這次上課，距前次101年10月份本組翁雨晨組員、陳鳳如助理管理師及何淇瑋行政助理調訓，又經過了半年。當時參訓同仁提及：大部分學員任職的機關皆尚未進行電子公文線上簽核，而今已有過半機關採用，已達到行政院研究發展考核委員會公文線上簽核績效指標，亦即公文電子化處理減紙30％。此一目標經本組施行一年餘以來，早已遠遠超過。

    不論是檔管局人員或授課講師皆一再強調，推行電子公文線上簽核的初衷，是為了提升績效，減少公文旅行的時間，然而相關單位並未針對此一部分訂出標準。對此，本組成員便思考如何將此一績效具體呈現，所幸在系統廠商協助下，已能透過數據將此一績效呈現施行前後之差異。

　　有關電子識別證之選用，大部分的機關和本校一樣，皆採內政部憑證管理中心核發之自然人憑證作為製作、簽署電子文件及其他資通安全管理之電子憑證，僅國防部採ＧＣＡ政府憑證管理中心及中華電信採中華電信通用憑證管理中心簽發之憑證。對於以自然人憑證作為電子識別證的機關而言，有的覺得這樣很方便，也有反應此屬個人物品，兼至公務上使用，其合理性有待商榷。

　　本校實施電子公文線上簽核已一年多，在這段期間內電腦相關軟硬體設備推陳出新，其速度遠超原先預期，特別是軟體方面的作業系統從Win XP晉級到Win 8、瀏覽器版本從IE 6開始，即將邁向IE 10，硬體亦將面臨以平板電腦和智慧型手機簽核之考驗，加之校內使用Mac電腦及多元瀏覽工具如Firefox、Chrome、Safari、Opera等，電子公文線上簽核將被要求面對各式的擴充及提升。而公文電子化之後，在本組檔案管理方面，公文歸檔仍需編目？電子公文如何長期保存及維護？電子檔案法律信證為何等相關的議題亦一一浮現，因此衍伸出檔管人員未來工作內容及態度的轉變。

    這次上課內容主要仍著重於若要推動線上簽核，其基本傳輸觀念及需注意的前置作業事項與可能遭遇的困難等等。於分享時，都心有戚戚焉，這些都是本組推動線上簽核時所遭遇到的困難與窘境，雖然目前已推動線上簽核1年多了，但鑑於系統還尚未穩定，仍有一些問題無法獲得解決，已陸續請廠商維護中。

    本校在推動線上簽核的過程中，承蒙長官大力支持與推動，渡過最艱辛的草創過程，慢慢的步入軌道，惟持續推動仍需要主管及同仁的支持及配合，方能讓系統更趨於穩定及成熟。