總務處參加國內研習活動心得報告

一、 研習人員：洪于婷、陳鳳如            所屬組隊中心：文書組
二、 研習名稱：100年度公文及檔案管理資訊系統驗證推廣說明會
 研習地點：臺中市公教人員訓練中心、新竹市文化局圖書館
三、 研習日期：100年6月17日、6月22日
 主辦單位：檔案管理局
四、 課程內容概述：
檔管驗證作業背景說明、驗證架構與範圍、驗證申請及作業程序、驗證作業注意事項、驗證內容說明。
五、 研習心得與分享：
1. 由今(100)年開始公文及檔案管理合一，驗證範圍分簡易版、標準版、進階版及完整版，各機關可依系統功能、檔案應用申請需求、組織規模選擇適合的驗證版本。
2. 初次驗證費用由檔案管理局負擔，申請期間由7月1日至11月15日止；完整版之驗證時程需花費22小時，約3天的時間。
3. 申請單位於驗證時需全程在場，以確認送驗版本正確。
4. 公文及檔案管理資訊系統驗證規格V1.0.0所有驗證項目均須通過，並且會對受驗單位隨機抽取任一個案方式實施驗證。
5. 公文及檔案管理資訊系統驗證前可先至檔案管理局網站下載檔案目錄檢測軟體V9.0(https://online.archives.gov.tw/NATFCHEC K/NatfCheckDownload.aspx)、電子公文檔案清理工具(http://erl p.archives.gov.tw/dispositiontool Download.php)。
6. 驗證效力僅針對送驗證之特定版本，並無擴及其前身或後續改良版本，若客製化後仍需重新驗證。
7. 電子檔案應設定為「承辦人可查詢他人承辦案件目錄，但無權限瀏覽影像內容，需經檢調核准後，方可瀏覽」。
8. 承辦人應注意附件檔案之命名應與內容具有關聯性，各簽核點人員若有內容異動，應附加版本資訊於附件檔名稱。
9. 各簽核點人員、繕校人員，對文稿的異動均應採電子憑證進行簽核，以明責任，收文及單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。
10. 為配合紙本來文改線上簽核，其紙本來文應歸檔之實務需要，需增加紙本來文隨線上簽核案件併同歸檔註記之功能。
11. 關於10.之作業，檔管局與行政院獲得共識，若紙本來文和人民陳情、權益相關，其紙本經掃描改走線上簽核後仍須歸檔並註記其存放位置。其它紙本來文經掃描改走線上簽核後，可依 各單位相關規定處理。
12. 此次的公文及檔案管理系統驗證推廣說明會，解決了我們在推行電子公文線上簽核系統所遇到的疑問，並詳盡說明了其相關規範及辦法，尤其在驗證內容說明的部分，詳述了許多驗證不通過的案例及需注意的事項，對於正在系統設計、開發階段的我們更是受益良多，相信會使我們未來的系統更趨完善。

出差人簽章：  洪于婷、陳鳳如   　主管簽章_________________